Máy photocopy hiện đã trở thành trợ thủ đắc lực của con người trong in ấn các giấy tờ, hỗ trợ công việc hiệu quả. Biết cách sử dụng máy photocopy thực sự là điều cần thiết với mọi người, nhất là đối với những nhân viên làm việc tại văn phòng, các chủ cửa hàng tiếp xúc nhiều với giấy tờ…. Nếu bạn đang loay hoay, không biết dùng máy photocopy như thế nào thì hãy tham khảo bài viết dưới đây của ADT Quảng Ninh. Chúng tôi sẽ hướng dẫn sử dụng máy photocopy một cách chi tiết và bài bản nhất.
Đôi nét về máy photocopy trong thời đại hiện nay
Máy photocopy trong thời đại mới có nhiều mẫu mã, nhiều thương hiệu với kiểu dáng, kích thước cũng như công dụng đa dạng. Với một chiếc máy photocopy, người ta có thể in ấn, sao chép hình ảnh, tạo ra nhiều bản giống nhau trong thời gian ngắn. Nó giúp hiệu suất làm việc của con người được nâng cao, tiết kiệm thời gian cho quá trình sao chép văn bản, hình ảnh.
Máy photocopy hiện nay có rất nhiều loại sử dụng khác nhau
Đối với mỗi mẫu thiết kế của máy photocopy sẽ có cách sử dụng máy photocopy khác nhau. Chính vì thế, nếu bạn biết sử dụng chiếc máy photocopy loại này thì chưa chắc bạn đã có thể sử dụng máy photocopy loại khác. Để biết phương pháp chung dùng máy photocopy như thế nào, cùng tìm hiểu một số thông tin sau đây cùng ADT Quảng Ninh.
>>>Xem thêm: Top 5 loại máy photocopy Ricoh đáng mua nhất hiện nay
Những điều cần quan tâm khi sử dụng máy photocopy
Như đã nói trên, mỗi máy photocopy có những cấu tạo, chức năng khác nhau. Đặc biệt, với sự phát triển công nghệ và nhu cầu in ấn ngày càng nhiều hiện nay thì các loại máy photocopy thế hệ mới được tích hợp nhiều tính năng mà không phải ai cũng dễ dàng sử dụng.
Tuy nhiên, để làm quen và sử dụng máy photocopy là không hề khó. Nhất là đối với người mới sử dụng, bạn cần quan tâm một số yếu tố sau:
Cấu tạo của máy photo, máy in
Đây là điều cơ bản mà bạn cần lưu ý khi sử dụng máy photocopy. Việc này sẽ giúp bạn dễ dàng trong nhận biết các nút điều khiển cũng như các nút tính năng của máy. Khi đã nhớ được các nút tính năng thì việc vận hành chiếc máy photocopy sẽ đơn giản hơn nhiều. Việc thực hiện các bước hướng dẫn sử dụng máy photocopy sẽ không còn quá nhiều khó khăn.
>>>Đừng bỏ qua: Giải đáp có nên mua máy Toshiba giá rẻ?
Cấu tạo của máy photo, máy in
Các phím cơ bản trên máy photo in ấn
Các phím cơ bản có thể được thiết kế tích hợp tính năng. Do đó, để biết cách sử dụng máy photocopy thì bạn nên nắm bắt được các phím tương ứng với tính năng của máy. Hãy bắt đầu từ những tính năng đơn giản để đảm bảo có thể vận hành đơn giản như tính năng photo, scan…. Sau đó, bạn hãy tiếp tục mở rộng ghi nhớ các phím tính năng mở rộng cho máy.
Nhận biết các chỉ báo đỏ cơ bản trên màn hình
Để vận hành máy photocopy an toàn thì bạn cần lưu ý điều này. Các hiển thị chỉ báo đỏ trên màn hình có thể sẽ xuất hiện khi phát sinh lỗi vận hành hoặc các vấn đề trục trặc khác. Khi đó, bạn phải nhận dạng được vấn đề và tìm hướng giải quyết nhanh chóng, giúp công việc không gián đoạn.
>>>Bạn nên đọc: Tổng hợp 5 loại máy photocopy tốt nhất hiện nay
Hướng dẫn sử dụng máy photocopy cho người mới bắt đầu
Đối với một người mới bắt đầu, việc dùng máy photocopy như thế nào sẽ không khó để trả lời. Hãy tuân thủ các bước sau đây, chắc chắn bạn sẽ biết cách sử dụng máy photocopy đúng chuẩn.
Các bước hướng dẫn sử dụng máy photocopy cho người mới bắt đầu cụ thể như sau:
Bước 1: Khởi động máy photocopy
Ở bước đầu tiên này, bạn cần kiểm tra xem nguồn điện đã vào hay chưa, cần chắc chắn ổ cắm điện cố định để tránh sự cố điện xảy ra khi đang in ấn. Sau đó bạn tiếp tục bấm vào nút nguồn để khởi động máy. Việc khởi động máy dễ dàng thông qua nút nguồn mà không cần bất cứ thao tác nào khác.
Trong thời gian máy photocopy khởi động, bạn nên kiểm tra bộ phận khác như khay giấy xem có đủ lượng giấy cho in ấn hay không. Cần chú ý lựa chọn loại giấy có chất lượng tốt để tránh lem mực trong quá trình photo, in ấn.
>>>Tìm hiểu thêm: Ưu điểm vượt trội của máy photocopy Toshiba
Bước 2: Đặt tài liệu cần photo vào máy in
Trên các máy photocopy sẽ có những đường kẻ phân hướng dẫn để đặt tài liệu. Các bạn chỉ cần đặt tài liệu theo hướng dẫn lên mặt kính. Mặt mà bạn muốn copy sẽ được úp xuống giáp với mặt kính của máy in. Sau khi trên khay tài liệu hiển thị chữ “Place document face down” tức là máy in đã nhận được thông tin vào khay nạp tài liệu. Bạn cần đậy nắp máy lại để máy nhận diện mục tiêu in ấn.
Đặt tài liệu cần photo vào máy in
Bước 3: Chọn số lượng, màu sắc của các bản in
Tùy thuộc vào nhu cầu của bạn mà chọn số lượng bản in phù hợp. Bạn nhìn trên bản điều khiển sẽ có các con số giúp bạn khai báo số lượng in.
Bước 4: Chọn kích thước giấy in
Giấy in thường có các loại phù hợp với 2 loại khay giấy là 14 inch và 11 inch. Tùy vào chiếc máy mà bạn sử dụng có thể chọn loại giấy phù hợp. Ngoài ra, nếu bạn muốn in loại kích thước khác thì có thể đặt loại giấy khác trong cùng một khay giấy của máy in.
Bước 5: Hoàn thành thao tác copy, in ấn
Sau khi cài đặt giấy, chọn số lượng xong, bạn chỉ cần nhấn “Copy” và chờ đợi máy thực hiện các thao tác in ấn. Các bản photo sẽ được đưa ra tại cửa ra của máy. Kiểm tra lại chất lượng in ấn xem có bị thiếu hoặc lem mực hay không để kịp thời sửa chữa và in ấn lại.
Các thao tác cơ bản ở trên máy photocopy
Một số thao tác cơ bản cần nhớ trong cách sử dụng máy photocopy như sau:
Các thao tác cơ bản ở trên máy photocopy
- Màn hình cảm ứng được dùng trong việc cài đặt cũng như thiết lập các chương trình in ấn, tiện ích khác của máy photocopy.
- Phím Box dùng để truy cập vào chế độ Box.
- Phím Access để khai báo mật mã khi máy có sử dụng chế độ cài mật khẩu.
- Phím Fax/Scan để sử dụng chế độ Scan hoặc Fax.
- Phím Extra Scan để sử dụng chế độ Extra Scan.
- Phím Reset giúp máy về chế độ mặc định ban đầu.
- Phím Stop để kết thúc quá trình in ấn, copy.
- Phím Start để bắt đầu một chu kỳ in ấn mới của máy.
- Phím Interrupt để tạm dừng chu kỳ in ấn, nếu muốn tiếp tục hãy ấn phím này một lần nữa.
- Phím Proof Copy để kiểm tra trước khi in số lượng lớn.
- Phím Clear để xóa bản copy và các cài đặt in khi thiết lập chương trình trên máy.
- Đèn báo Main Power sẽ bật xanh khi công tắc nguồn chính được bật.
- Phím Utility/Counter để chuyển chế độ màn hình về Utility/Counter.
- Phím Contrast để điều chỉnh độ tương phản của màn hình.
- Phím Mode Memory để lưu các thiết lập và gọi ra khi cần thiết.
- Phím Enlarge Display để phóng to màn hình của máy in.
- Phím Accessibility dùng để thiết lập chức năng của người dùng trên màn hình.
Ngoài ra, còn một số phím khác tùy vào từng loại máy mà bạn sử dụng.
Những lưu ý khi sử dụng máy photocopy cho người mới
Với những thông tin trên, hy vọng bạn đã trả lời được câu hỏi dùng máy photocopy như thế nào. Tuy nhiên, có một số lưu ý trong khi sử dụng máy photocopy cho người mới như sau:
Những lưu ý khi sử dụng máy photocopy cho người mới
- Tuyệt đối không nên bật hoặc tắt máy photo liên tục.
- Không nên sử dụng ngay khi máy mới mua về mà hãy giữ máy trong khoảng 2 tiếng.
- Vị trí đặt máy in thích hợp, không nên để tiếp xúc với ánh sáng trực tiếp và nơi có nhiệt độ quá cao ảnh hưởng đến chất lượng máy cũng như mực in theo thời gian.
- Không nên để máy vận hành liên tục quá nhiều, vượt quá công suất giới hạn của máy. Điều này sẽ ảnh hưởng đến tuổi thọ của máy in, chưa nói đến việc phải xử lý các sự cố khi sử dụng máy quá công suất.
- Nếu không sử dụng máy quá thường xuyên thì nên tắt máy trong quá trình nghỉ để tiết kiệm điện cũng như bảo vệ máy. Tuy nhiên, nên tắt máy trong thời gian dài không sử dụng chứ không nên bật tắt liên tục.
- Đảm bảo nguồn điện ổn định cho việc vận hành máy photocopy.
Cách sử dụng máy photocopy khá đơn giản. Trên đây là một vài hướng dẫn sử dụng máy photocopy dành cho người mới và một số lưu ý để tránh tình trạng hỏng hóc, sự cố hoặc giảm tuổi thọ máy. Hy vọng những thông tin hữu ích sẽ giúp bạn biết dùng máy photocopy như thế nào, đồng thời có thêm những kinh nghiệm để vận hành máy.
Tìm địa chỉ mua/thuê máy photocopy chính hãng giá rẻ
Nếu bạn đang cần tìm mua hoặc thuê máy photocopy chính hãng giá tốt thì hãy liên hệ ngay tới ADT Quảng Ninh. Chúng tôi là đơn vị chuyên cho thuê máy photo với số lượng từ nhỏ đến lớn. Các dòng máy của chúng tôi thuộc nhiều thương hiệu uy tín như Toshiba, Ricoh… Đồng thời, đội ngũ kỹ thuật tại ADT Quảng Ninh có dày dặn kinh nghiệm trong tư vấn và sửa chữa, hỗ trợ bảo trì máy trong quá trình vận hành.
Với nhiều năm kinh nghiệm trong nghề, ADT Quảng Ninh tự hào là đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực bán và cho thuê máy photocopy tại Quảng Ninh.
Liên hệ ngay cho chúng tôi để nhận ưu đãi tốt nhất.
- Địa chỉ: Văn phòng giao dịch: Tổ 48B2, Khu 4A, Phường Cao Xanh, Thành phố Hạ Long, Tỉnh Quảng Ninh,Việt Nam
- Hotline: 0393185566
- Email: adtquangninh@gmail.com
- Website: www.adtquangninh.com
Xem thêm các sản phẩm máy photocopy, máy in của ADT tại đây!
